KAT MALİKLERİ GENEL KURUL HAZIRLIK REHBERİ

 GENEL KURUL YAPMA ZORUNLULUĞU

İster 8 (sekiz ) daire ve üstü mütevazı bir apartmanda yaşansın ister bir kaç bin nüfuslu bir toplu yaşam alanında her yıl ocak ayında tüm kat malikleri usülüne uygun olarak toplanıp ortak taşınmazı yönetmek üzere bir yönetici veya yönetim kurulu ve aynı şekilde bir denetçi veya denetim kurulu  seçmek zorundadırlar.
Bazı istisnai durumlar vardır .
Yönetim planınızda farklı bir dönem öngörülmüş olabilir ; başka bir ay saptanmıştır ve yönetim döneminiz örneğin her yılın mayıs ayından başlayarak sonraki yılın aynı ayında sona erebilir .
Bu konuda bir kısıtlama yoktur .
Aynı şekilde Toplu yapılarda ise eğer istenirse 2 yılda bir yapılabilme seçeneği mevcuttur .
634 sayılı kanunun ilgili maddesi şöyle der .

MADDE 29 - Kat malikleri kurulu, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim plânında gösterilen zamanlarda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır. (Ek cümle: 5711 - 14.11.2007 / m.14) Toplu yapılarda ise kurullar, en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planlarında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse, ikinci takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.
Bu genel kurul ana taşınmazın korunması ve geleceğini belirleyen organları seçecek , gerekirse ortak mülkün ana yasası olan yönetim planını değiştirecek bir yasama kurulu olarak işlev görür .
Yürütme oranı olan yönetici/yönetim kurulu ve  denetim oranı olan denetçi/denetim heyetini belirleyecektir .
Ana taşınmaz ortaklarının yaşam koşullarının ,konforlarının  belirlendiği ve ortak varlıkların değer kazanıp/kaybetmelerine yol açabilecek kararların alındığı hayati öneme sahip en üst karar mekanizmasıdır .
Bazı özel durumlarda olağanüstü toplantılar da yapılabilir .                             

KAT MALİKLERİ KURULU’NUN İCRASINDA GÜVENLİK ÖNLEMLERİ

Kooperatifler ve bazı sermaye şirketlerinin aksine hükümet komiseri tayini istenemez ancak bazı özel durumlar mevcuttur ;
Örneğin toplantının huzur ve intizamının bozulabileceğini düşünüyorsanız bölge emniyet birimlerine baş vurarak ekip görevlendirilmesini talep edebilirsiniz .
Güvenlik güçleri toplantı ve karar alınması sürecine katılamaz sadece emniyetli bir ortam oluşmasını temin eder. 
Ayrıca toplantı tutanaklarının noterlik kanalıyla güvence altına alınmasını sağlamak için de noterliklerden harcırah  ödeyerek görevli atanmasını isteyebilirsiniz . 

VEKALET KULLANIMI ve TEBLİGAT

Kat maliki isterse vekaleten temsil hakkını kullanabilir . 
Kat maliki olmayanlar genel kurullara katılamaz ve görüş bildiremezler .
Çağrı mektubu üyelerin eline enaz 15 gün önce ulaşmış olmalıdır .
Taahhütlü posta ve elden tebligat eksiksiz yapılmalıdır .
Posta gönderilerinde muhatabın eline geçtiği an süre başlayacağından postada bekleme süresi de dikkate alınmalıdır .
Bu süreye uyulmaması genel kurul iptaline yol açabilecek itirazlara neden olabilir .
Madde 29 devamında şunlar yazılıdır .
"İlk çağrı yapılırken, birinci toplantıda yeter sayısının sağlanamaması halinde, ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilir. (Ek cümle: 5711 - 14.11.2007 / m.14) İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak zaman yedi günden az olamaz. "

TOPLANTILARDA OY KULLANIM KOŞULLARI 

 OYA KATILMA 

"634 Sayılı KMK MADDE 31 - Her kat maliki, arsa payı oranına bakılmaksızın, bir tek oy hakkına sahiptir. 
Anagayrimenkulde birden ziyade bağımsız bölümü olan kat maliki, her bağımsız bölüm için ayrı bir oy hakkına sahiptir; bununla beraber onun malik olduğu bağımsız bölümlerin sayısı ne olursa olsun, sahip olacağı oy sayısı bütün oyların üçte birinden fazla olamaz; oy hesabı yapılırken kesirler gözönüne alınmaz. 
Bir bağımsız bölümün birden ziyade maliki varsa, kat malikleri kurulunda bunları içlerinden vekâlet verecekleri birisi temsil eder. Kat maliklerinden biri ehliyetsiz ise onu kanuni mümessili temsil eder.
Alınacak karar doğrudan doğruya kendini ilgilendiren kat maliki görüşmelerde hazır bulunabilir, fakat oya katılamaz.
(DeğiŞik son fıkra: 5711 - 14.11.2007 / m.16) Kat maliklerinden biri, oyunu yetkili vekil eliyle kullanabilir.
Bir kişi, oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez. Ancak, kırk ve daha az sayıdaki kat mülkiyetine tabi taşınmazlarda bir kişi, en fazla iki kişiye vekalet edebilir."
Burada dikkatinizi çekmek istediğimiz hususlar ;
a-Arsa payı ne olursa olsun her bağımsız bölüm sahibi 1 (bir) oy hakkına sahiptir .

b-Ortak mülkiyet söz konusu ise ortaklardan herhangi biri diğer ortakların 
vekaletlerini almak suretiyle 1 (bir) oy kullanabilmektedir .

c-Kaç adet bağımsız bölüme sahip olursanız olun kullanabileceğiniz oy sayısı toplamın üçte birini  (1/3) geçemez.
Kalanı da vekaleten kullanırım diye düşünenler olacaktır .
Bu da elbette  mümkün değildir .
Burada amaçlanan bir kişinin tüm iradeye egemen olmasını engellemektir .

d-Vekalet kullanımları da sınırlandırılmıştır .
Bir kişi toplam sayının 5/100 yani yüzde beşi’nden fazlasına tekabül edecek miktarda oy kullanamaz .
Bu yüzde beş hesaplanırken tam sayıdan sonraya denk gelen kesirli kısım  0,9999... bile olsa hesaba katılmaz . Yani toplam malik sayısı 99 kişi ise yüzde beşi 4.95 etmesine karşın vekaleten en fazla 4 oy kullanabilirsiniz .

Burada da  istisnai bir  durum mevcuttur .
Eğer toplam bağımsız bölüm sayısı 40 veya altında ise bir kişi en fazla
2 (iki) adet vekalet kullanılabilir .

“Eğer vekalet alan da kat maliki ise kendi oyunu kullandığında bu sınır aşılmayacak mıdır...”  diye bir soru aklınıza gelebilir .

Hayır ; bu sınırlama vekaleten kullanılabilecek oylarla ilgilidir .
Kişinin kendisine ait  asaleten oy kullanma hakkı kısıtlanamaz .
Yani vekaleten sınıra kadar oy kullanabilir ardından kendi asil oyunuzu kullanırsınız .

e-Yönetim planlarında bu sınırlar yeniden belirlenebilir , ancak arttırılamaz.
Örneğin" vekaleten oy kullanma sınırı tüm maliklerinin  %10'unu aşamaz  "  hükmü geçersizdir  ; %5 ( yüzde beş ) olan oran ancak azaltılabilir veya vekil olma koşulları belli şartlara bağlanabilir .
Genel Kurul kararları ve taşınmazın ana sözleşmesi hükmünde olan Yönetim Planları yasaların belirlediği sınırları ihlal edici kararlar alamazlar , hükümler içeremezler . Kat Mülkiyeti Kanunu'nun belirlediği sınırlar üst limitlerdir . 

f-Hem yetkili organlar hem de bağımsız bölüm sahipleri kendileri ile ilgili yapılan oylamalarda oy kullanamazlar .
Bu nedenle ilgili kişi/ler'in oy kullanmadıkları kararda açıkça belirtilmek mecburiyetindedir .

KAT MALİKLERİ KURUL KARARLARINA İTİRAZ 

Toplantıya katılan bir kat maliki alınan herhangi bir karar veya toplantının yapılma usülüne yönelik itiraz hakkına sahiptir .
Vekil aracılığıyla temsil edilen kat malikleri için de aynı haklar söz konusudur .
Bu itirazını toplantı tutanağına şerh düşerek belirtmek zorunda olup en geç 1 ay içerisinde sulh hukuk mahkemesine başvuruda bulunabilir .
Divan başkanlığı bu şerhin yazılmasına ve bir örneğinin alınmasına karşı çıkamaz .

GÜNDEM NASIL UYGULANMALIDIR

Anahatlarıyla belirtmek gerekirse esas olan hak sahiplerinin iradelerinin eksiksiz olarak kayda geçirilmesi ve karara bağlanmasıdır .
Divan heyeti söz almadan konuşulmasını , tartışma ve nizaları engellemek konusunda kararlı bir tavır sergilemelidir .
Oylanması istenen ve dilekçe ile talep edilen her türlü hususu mutlaka oylatmalı ve sonucu kayıtlara aktarmalıdır .
Tartışılan hususlar yeterince konuşulmadan ve netleşmeden gündem değiştirilmemelidir .
Özellikle yönetim aday listelerinin proje tanıtımlarına  ,faaliyet ve  denetim raporlarının detaylı olarak açıklanabilmelerine   zaman tanımalıdır .
Ek gündem talebi mevcutsa Divan Başkanı oylama yapmadan bu maddeyi res'en ekletemez .
Faaliyet ve denetim raporları açıklıkla değerlendirilmeli  ortalama 2 saatte bir 15’er dakikalık molalar verilmelidir .
Tüm bunlar ideal bir toplantı ortamının gereklilikleridir ; kanun koyucu bu ve benzeri hususları en azından bir yönetmelikle kurala bağlamalıydı ama ne yazık ki elimizde böyle bir metin bulunmamaktadır .

 FAALİYET ve  DENETLEME RAPORLARI

Denetleme raporu sonrası denetçi ve/veya denetim heyeti de görevlerini yapıp yapmadıkları konusunda ibra’ya tabi olmalıdır .
Görevi sona eren yönetim kurulu’nun veya yöneticinin faaliyet raporu tartışılarak ibraya sunulmalıdır .
Sıralamada faaliyet raporu önce değerlendirilmeli ardından denetleme raporu ibraz edilip tartışıldıktan sonra önce denetim kurulu ardından yönetim kurulu için ayrı ayrı ibra oylaması yapılmalıdır .
Yönetim kurulu veya yöneticinin idari ve mali açılardan ayrı ayrı ibralarının oylanması da uygulanabilir bir yöntemdir .
Buna karşın görevini layıkı ile yapıp yapmadıkları karara bağlanmadan Denetim Raporuna istinaden oylama yapılması mantıklı görünmemektedir ve hukuken sağlam isnat oluşturma yeteneği sınırlıdır .

 TOPLANTININ SONA ERDİRİLMESİ ve YETKİLENDİRME

Divan Başkanı isteyen tüm üyelere söz verildiğinden emin olunduğuna ve gündemde başka konu bulunmadığına kanaat getirdiği anda toplantının sona ermesi  kararını vererek  tutanakları heyeti ile birlikte imzalar ve  bir sureti kendisinde kalmak kaydı ile yeni seçilen heyete verir .
Yeni seçilen heyetin göreve başlayabilmesi , defterleri onaylatarak noterden yetkilerini kullanabilmesi için  imza sirküleri çıkartılması  ve kasa/ banka işlemlerini devir alabilmesini temin eden  zorunlu bir işlemdir .
Yeni heyetin görev ve yetkileri seçildikleri anda başlar , eski heyetin tüm yetkileri hukuken sona erer ; idari ve mali hiçbir tasarrufta bulunamaz .
Alınan bütün kararlar toplantı  tutanağına yazılır ve toplantı sonunda divan heyeti tarafınca imzalanarak resmi belge oluşur .
Bu belge noter ve mahkeme aşamasında sanki bir seçim mazbatası imiş gibi işlem görür .
Kat malikleri eğer isterlerse toplantı tutanağının bir suretini alabilirler .
Yeni seçilen yönetimler ise bu toplantının sonuçlarını tüm kat maliklerine bildirmek zorundadırlar .
İşletme projesi tebliğ edilirken genel kurul kararlarının da proje metnine ek olarak kat maliklerine  iletilmesi gerekmektedir .
Detaylarıyla anlatmaya çalıştığımız genel kurul icra süreci elbette farklı biçimlerde de cereyan edebilir , tartışmalı ve gergin bir atmosfer de oluşabilir .
Burada asıl görev divan başkanlığı'na aittir . Objektif ve adil bir yönetim anlayışı sergilemeleri beklenen söz konusu heyetin işi pek de kolay olmayacaktır .
Şimdiden kolay gelsin..